Note : Cet article est basé sur la version Expert de Carflow Manager. Les fonctionnalités possibles dépendent de votre licence et/ou des droits qui vous ont été accordés.  

Si vous n'avez pas accès à une partie spécifique de votre forfait, veuillez contacter la personne en charge du compte admin ou notre service d'assistance.


Vous pouvez toujours ajouter des véhicules manuellement dans Carflow Manager à l'aide d'un processus guidé dans lequel vous saisissez toutes les données nécessaires et indiquez où elles sont requises. Ce processus peut prendre un peu plus de temps mais est assez facile à suivre.


Depuis le début du mois d'octobre 2019, une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée pour les utilisateurs qui souhaitent pouvoir ajouter rapidement les données nécessaires pour plusieurs véhicules, par exemple, dans Carflow Manager à partir d'un fichier Excel. 


AJOUTER DES VÉHICULES DANS CFM PAR EXCEL

Pour ce faire, nos programmeurs ont préparé pour vous un fichier Excel avec une structure adaptée. 


Ce fichier contient également un aperçu des données que le système peut reconnaître. À partir du Carflow Manager, vous pouvez télécharger le fichier et le charger à nouveau une fois que vous l'avez rempli avec toutes les données nécessaires et souhaitées. Voyons où se trouve cette fonction.

 

Dans Carflow Manager, cliquez sur le bouton Stock dans la colonne de gauche.



Dans l'aperçu des stocks, vous trouverez un certain nombre de boutons d'action en bas qui sont grisés tant qu'aucun véhicule n'est sélectionné dans la liste. À côté de ces boutons d'action, vous trouverez un bouton supplémentaire que vous pouvez utiliser : "Importer".




Cliquez sur Importer pour afficher une fenêtre avec trois boutons.

Les trois boutons sont en fait classés dans l'ordre dans lequel vous pouvez les utiliser, de gauche à droite.


  1. Avec 'Configurer le Modèle', vous pouvez d'abord spécifier les données optionnelles que vous souhaitez pouvoir ajouter pour les véhicules dans le fichier Excel, en plus des données requises pour créer tout véhicule.
  2. Avec "Télécharger le modèle", vous pouvez télécharger le fichier Excel avec la structure correcte. Il y aura des colonnes supplémentaires si vous avez indiqué via le premier bouton que vous souhaitez ajouter des données supplémentaires.
  3. Via "Télécharger le fichier", vous pouvez faire traiter le fichier Excel une fois que vous l'avez complété.

Nous allons maintenant examiner plus en détail comment tout cela fonctionne.


 

CONFIGURER LE MODÈLE


Ce bouton vous donne un aperçu des catégories de données qui peuvent être placées dans le fichier Excel, et des catégories qui s'y trouvent déjà. À gauche, sous "Colonnes optionelles", se trouve une liste de catégories qui peuvent être ajoutées, à droite, sous "Colonnes à importer", se trouve la liste des catégories qui se trouvent actuellement dans le fichier.



Par défaut, un certain nombre de catégories sont grisées sur la droite. Ces données sont nécessaires pour créer un véhicule et doivent donc être présentes dans le fichier Excel. Le système émet donc un message d'erreur si l'une de ces colonnes est vide dans une ligne de véhicule, lorsque vous essayez de télécharger le fichier.

Les catégories en noir sont facultatives. 

Vous pouvez les ajouter au fichier en les cliquant et en les faisant glisser vers la colonne de droite. Vous pouvez également les supprimer du fichier en les replaçant dans la colonne de gauche.


Une fois que vous avez fait glisser toutes les catégories facultatives souhaitées dans la colonne de droite pour les ajouter au fichier, cliquez sur le bouton vert "Sauver" en bas à droite.


Lorsque vous êtes prêt à télécharger le fichier, cliquez sur « Télecharger Le Modèle ».

 


TÉLÉCHARGER LE MODÉLE


Appuyez sur "Téléchargement du modèle" pour que le système prépare un fichier Excel pour vous.

Une fenêtre apparaîtra bientôt pour vous demander où vous voulez enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

Remarque : vous pouvez renommer le fichier avant de le télécharger, cela n'a aucune importance. Tant que le fichier a la structure correcte et que vous avez saisi des données que le système peut reconnaître, le système peut lire les informations et créer chaque véhicule en conséquence. Si le système ne peut pas reconnaître les données, il affiche un message d'erreur avec des informations sur ce qui ne va pas lorsque vous essayez de télécharger le fichier Excel.


Notez que les images et les vidéos d'un véhicule doivent toujours être ajoutées et modifiées dans Carflow Manager. Les images et les vidéos sont complètement séparées du fichier Excel.


Ouvrons le fichier. 

Il peut arriver qu'Excel bloque automatiquement un fichier téléchargé.


  1. dans ce cas, recherchez le message concernant la LECTURE PROTÉGÉE en haut d'Excel. 
  2. cliquez sur le bouton à la fin du message pour pouvoir éditer le fichier.

Si le message réapparaît sans cesse, vous pouvez également le supprimer définitivement du fichier. 

  1. Allez à l'endroit où vous avez enregistré le fichier sur votre ordinateur. 
  2. cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier 
  3. choisissez "Propriétés".
  4. Une fenêtre apparaîtra dans laquelle il est indiqué en bas que le fichier est bloqué, avec un bouton pour le débloquer. 
  5. Cliquez sur ce bouton, puis appuyez sur "OK".

Si vous ne voyez pas de message de PROTECTION, tout est normalement OK.


Vous pouvez voir qu'il y a des colonnes avec des noms, et que des données ont été saisies dans l'une des lignes. Il s'agit d'exemples d'entrées pour vous aider à comprendre comment cela fonctionne lorsque vous voulez ajouter un véhicule vous-même. 

Chaque ligne du fichier représente une voiture distincte, et sous chaque colonne de la ligne, vous remplissez les données relatives à ce véhicule.



Si vous souhaitez indiquer les données relatives à votre/vos propre(s) véhicule(s), veuillez supprimer cet exemple à la ligne 2 afin qu'elle contienne les données relatives à l'une de vos propres voitures. 

Si vous laissez cette ligne telle quelle, le système créera effectivement ce véhicule exemple dans votre compte lorsque vous le téléchargerez. 

Si vous voulez supprimer une ligne de ce fichier Excel, veuillez le faire en 


  1. en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le numéro de ligne afin de le sélectionner complètement
  2. puis en cliquant sur "Supprimer". 

C'est la méthode la plus fiable pour supprimer les données.

 

Dans l'exemple, la première colonne est intitulée "Référence interne". Cette colonne est très importante

Sous cette colonne, vous saisissez un code que vous utilisez pour reconnaître un véhicule dans votre stock. Le code que vous saisissez ici apparaîtra également comme "Référence interne" sur la page du véhicule créé (voir image ci-dessous). 


Pourquoi est-il si important d'entrer ici un code unique qui vous permet de reconnaître chaque véhicule spécifique à tout moment ? Parce que le fichier Excel ne peut pas seulement être utilisé pour créer un nouveau véhicule dans Carflow Manager - vous pouvez également l'utiliser pour mettre à jour les données des véhicules qui existent déjà dans le système avec une référence interne établie. 

Le système vérifie toujours si la référence interne que vous saisissez existe déjà pour un véhicule donné. 

Si c'est le cas, le véhicule existant avec cette référence interne sera mis à jour avec les données du fichier Excel. Si le système ne trouve pas la référence interne que vous avez saisie avec les véhicules existants, un nouveau véhicule sera créé avec les spécifications de cette ligne.

Ainsi, si vous conservez un enregistrement des codes de référence interne pour chaque véhicule de votre stock, vous pouvez facilement utiliser le fichier Excel pour créer plusieurs nouveaux véhicules à la fois ou écraser les données de plusieurs véhicules existants si vous utilisez systématiquement les mêmes codes dans la colonne Référence interne.



Les colonnes suivantes du fichier Excel décrivent toutes sortes d'aspects standard du véhicule, ainsi que des aspects facultatifs que vous avez ajoutés vous-même à partir de la "configuration du modèle". Les catégories de données correspondent naturellement à tous les différents aspects que vous pouvez trouver sur une page de véhicule dans Carflow Manager. 

N'oubliez pas d'indiquer une date dans la rubrique "Première inscription" !


Certaines colonnes vous demandent de répondre par "oui" ou "non", d'autres par un chiffre, d'autres encore par des mots ou des phrases spécifiques. 

Si vous vous demandez ce que vous pouvez ou ne pouvez pas remplir exactement sous ces dernières colonnes, vous pouvez voir au bas d'Excel qu'il y a plusieurs onglets dans ce fichier.



Nous sommes actuellement dans l'onglet "VehiclesImport" et c'est là que vous pouvez entrer les données pour les voitures. 

Les autres onglets servent de vues d'ensemble avec des informations sur les mots et les phrases que le système peut reconnaître lorsque vous les saisissez dans les colonnes appropriées. 

Ces onglets, 'Marque - Modèle' et suivants, sont purement informatifs : vous pouvez les lire pour vous rappeler les choix que vous pouvez remplir dans le tout premier onglet 'VéhiculesImport' pour certaines colonnes. 

Veuillez noter que les mots et les phrases que vous saisissez doivent être exactement les mêmes que ceux figurant dans les onglets d'information, sinon le système ne les reconnaîtra pas. Vous pouvez copier les termes des onglets d'information et les coller dans l'onglet VéhiculesImportation si vous le souhaitez.

 

Si vous voulez ajouter des véhicules : assurez-vous d'avoir rempli chaque rangée avec les informations nécessaires et souhaitées sur chaque véhicule que vous voulez ajouter. Assurez-vous également que chaque véhicule a sa propre Référence Interne spécifique, qui n'est pas encore répertorié comme référence interne d’un véhicule existant dans CFM.

Si vous souhaitez mettre à jour les données des véhicules existants : assurez-vous d'avoir saisi toutes les informations nécessaires et souhaitées sur chaque véhicule existant dans une rangée. Assurez-vous également que chaque véhicule possède une Référence Interne qui correspond exactement à la référence interne de ce véhicule dans le système, avant de télécharger le fichier Excel.

 

Quand tout est en ordre, nous pouvons alors télécharger le fichier Excel. Si nécessaire, vérifiez également que tous les chiffres saisis dans le fichier sont corrects, car le système les copiera exactement lors de la création ou du traitement des véhicules.

 


TÉLÉCHARGER LE FICHIER


En bas de l'aperçu des stocks, vous pouvez utiliser le bouton "Importer" et cliquer sur "Télécharger le fichier" pour télécharger le fichier Excel préparé et le faire traiter par le système. Si un message d'erreur apparaît, cela signifie que le système n'a rien fait avec les données du fichier. 

Vous devez corriger l'erreur et télécharger à nouveau le fichier sans aucune erreur avant que le système ne commence à utiliser les données du fichier.

 

N'oubliez pas que le système s'attend à un fichier Excel bien structuré (le nom du fichier importe peu) rempli de données qu'il peut reconnaître. Pour certaines colonnes, il attend des chiffres, pour d'autres, il attend "Oui" ou "Non", pour d'autres encore, il attend des mots ou des phrases spécifiques figurant dans les onglets d'information du fichier. 

Enfin, il s'attend également à ce que les colonnes d'information nécessaires (les catégories indiquées en gris dans la section "Configuration du modèle") soient remplies. 

 

Si ce n'est pas le cas, le système affichera un message d'erreur après que vous aurez sélectionné le fichier à télécharger. Le message d'erreur vous indique ce qui ne va pas. 

Examinons un exemple de message d'erreur pour comprendre quelles informations il nous donne.


En haut, vous pouvez voir le nom du fichier qui, dans cet exemple, est proposé au système - "VehiclesImportTEST". En outre, il est indiqué combien de lignes ne sont pas acceptées pour une raison quelconque. Ainsi, dans le fichier d'exemple, 1 ligne n'est pas acceptée. De quelle rangée s'agit-il ?



Sous « Numéro de ligne dans Excel » nous voyons qu'il s'agit du numéro de ligne « 2 » dans le fichier. Quelles sont les erreurs dans cette ligne ? Eh bien, le système vérifie les données colonne par colonne, puis vous indique dans quelles colonnes il rencontre quelque chose qu'il n'attend pas. Ici, il montre trois erreurs, séparées par des virgules. Une erreur commence habituellement par une indication de la colonne où l'erreur a été trouvée, puis indique quel type d'erreur a été trouvé. 

Numéro châssis est requis(e) : Le numéro VIN / numéro de châssis est l'une des données nécessaires pour créer un véhicule. Le système s'attend donc à ce que la colonne sous Numéro châssis ait été remplie, mais ce n’est pas le cas dans le fichier fourni. Ce message nous indique donc qu'il est nécessaire d'entrer une valeur à la ligne 2 sous la colonne « Numéro châssis ».

CarCategory - 'Loué' valeur invalide : Dans la colonne « Catégorie », une certaine valeur est entrée qui n'est pas acceptée. Le message d'erreur nous indique également de quelle valeur il s'agit, à savoir « Loué ». En d'autres termes, « Loué » a été saisi comme catégorie pour la voiture, mais le système ne le reconnaît pas et ne peut pas le traiter. Les valeurs qu'il reconnaît bien peuvent être vérifié lorsque vous allez dans l'onglet Catégorie en bas du fichier Excel.

Couleur métallique - 'Peut-être' valeur invalide : Pour la colonne « Couleur métallique », le système doit savoir si c'est vrai ou non que le véhicule a une couleur métallique. Le message d'erreur nous informe que la valeur « Peut-être » saisie là n'est pas acceptée. Pourquoi ? Le système s'attend à ce que « Oui » ou « Non » soit saisi et ne peut pas traiter d'autres types de valeurs dans cette colonne.

Notez qu'il peut également y avoir d'autres erreurs dans le document que le système ne connaît pas. Par exemple, vous avez peut-être fait une faute de frappe pour un numéro en 

Kilométrage, mais le système ne sait rien à ce sujet. Il s'attend à un nombre et si vous lui donnez un nombre, il le traitera. S'il existe des données erronées reportées dans le système pour un véhicule créé, vous pouvez toujours corriger les données du véhicule par la suite, bien sûr.

 

Si tout est bien traité sans aucune erreur, les voitures avec une Référence Interne inconnu seront nouvellement créées, et les voitures avec un code de référence connu seront mises à jour avec les données du fichier Excel.