Wagens importeren via een Excel sheet

U kan voertuigen steeds handmatig toevoegen in Carflow account via een begeleid proces waarin u alle nodige gegevens ingeeft en aanduidt waar nodig. Dit proces kan iets langer duren maar is vrij gemakkelijk te volgen. 

Bij deze artikel zullen wij u uitleggen hoe u gemakkelijk meerdere wagens met een Excel sheet kan importeren.

VOERTUIGEN TOEVOEGEN AAN CFM VIA EXCEL

Om dit mogelijk te maken hebben we een Excelbestand met een geschikte structuur voor u opgesteld. 

In dit bestand zit ook een overzicht van gegevens die het systeem kan herkennen. Vanuit Carflow kan u het bestand gaan downloaden, en weer uploaden eens u het heeft ingevuld met alle nodige en gewenste gegevens. Laten we even kijken waar deze functie zich bevindt.

Klik in Carflow Manager op de knop Stock in de linkerkolom.

In het overzicht Stock vindt u onderaan een aantal actieknoppen terug die grijs staan zolang er geen voertuig in de lijst geselecteerd is. Naast deze actieknoppen vindt u een extra knop die u steeds kan gebruiken: ‘Importeren’.

Klik op Importeren en u krijgt een venster te zien met drie knoppen.

De drie knoppen staan eigenlijk in de volgorde waarin u ze kan gebruiken, van links naar rechts.

1. Met ‘Template Instellen’ kan u eerst aangeven welke optionele gegevens u wil kunnen toevoegen voor de voertuigen in het Excelbestand, naast de gegevens die noodzakelijk zijn om eender welk voertuig aan te maken.
2. Met ‘Template Downloaden’ kan u het Excelbestand met de juiste structuur downloaden. Er zullen extra kolommen instaan als u langs de eerste knop heeft aangegeven dat u extra gegevens wil aanvullen.
3. Via ‘Bestand Uploaden’ kan u het Excelbestand laten verwerken eens u het heeft ingevuld.

We bekijken nu in meer detail hoe dit allemaal in z’n werk gaat.

TEMPLATE INSTELLEN

Via deze knop komt u bij een overzicht van de categorieën van gegevens die in het Excelbestand gezet kunnen worden, en de categorieën die er al in staan. Links onder ‘Optionele kolommen’ is een lijst van categoriëen die toegevoegd kunnen worden, rechts onder ‘Te importeren kolommen’ is de lijst van categorieën die momenteel in het bestand staan.

Standaard staan rechts een aantal categorieën in het grijs. Deze gegevens zijn noodzakelijk om een voertuig aan te maken en moeten dus in het Excelbestand aanwezig zijn. Het systeem zal dan ook een foutmelding geven als één van deze kolommen leeg is bij een voertuigrij, wanneer u probeert het bestand te uploaden.

De categorieën die in het zwart staan zijn optioneel. 

U kan deze toevoegen aan het bestand door erop te klikken en ze naar de rechterkolom te slepen. U kan ze ook uit het bestand verwijderen door ze terug in de linker kolom te zetten.

Eens u alle gewenste optionele categorieën naar de rechterkolom heeft gesleept om ze aan het bestand toe te voegen, klik dan onderaan rechts op de groene knop ‘Opslaan’.

Als u klaar bent om het bestand te downloaden, dan klikt u op ‘Template Downloaden’.

TEMPLATE DOWNLOADEN

Druk op ‘Template Downloaden’ om het systeem een Excelbestand voor u te laten klaarmaken.

Let op! Alle afbeeldingen en video's voor een voertuig moeten steeds op uw Carflow account worden toegevoegd en aangepast. Afbeeldingen en video's staan volledig los van het Excelbestand.

Maak u Excelbestand open.

U ziet dat er kolommen zijn met namen, en dat er gegevens zijn ingevuld in één van de rijen. Dit zijn voorbeeldgegevens die u moeten helpen om te begrijpen hoe het werkt wanneer u zelf een voertuig wil toevoegen. 

Elke rij in het bestand stelt een aparte auto voor, en onder elke kolom van de rij vult u de gegevens in voor dat voertuig.

Wanneer u de gegevens van uw eigen voertuig(en) wil gaan ingeven, verwijder dan deze voorbeeldlijn op rij 2 zodat er de gegevens van één van uw eigen auto’s komen te staan. 

Als u deze lijn laat staan zoals ze is, zal het systeem bij het uploaden dit voorbeeldvoertuig ook daadwerkelijk aanmaken in uw account. 

BESTAND UPLOADEN

Houd in gedachten: het systeem verwacht een Excelbestand met een goede structuur (de naam van het bestand maakt niet uit), gevuld met gegevens die het kan herkennen. Bij sommige kolommen verwacht het cijfers, bij andere verwacht het ‘Ja’ of ‘Nee’, bij nog andere kolommen verwacht het specifieke woorden of zinnetjes zoals vermeld in de informatietabs van het bestand. 

Tenslotte verwacht het ook dat de noodzakelijke informatiekolommen (de categorieën die bij ‘Template Instellen’ in het grijs staan) allemaal ingevuld zijn. 

Als één van deze zaken niet het geval is, dan zal het systeem een foutmelding weergeven nadat u het bestand heeft geselecteerd om te uploaden. De foutmelding vertelt u wat er mis loopt. 

Hieronder een voorbeeld van een foutmelding overlopen om te begrijpen welke informatie die ons geeft.

Als alles goed verwerkt wordt zonder fouten, zullen de auto’s aangemaakt worden.