Let op: Dit artikel is gebaseerd op de Expert-versie van Carflow Manager. Mogelijke functionaliteiten hangen af van uw licentie.

Let op: Dit artikel gaat ervan uit dat de gebruiker alle machtigingen heeft om in het platform acties te ondernemen en informatie te bewerken. Indien u geen toegang heeft tot een specifiek onderdeel van uw pakket, kan het zijn dat uw gebruikersprofiel niet alle machtigingen heeft. Deze kunnen aangepast worden door de hoofdaccountgebruiker (Admin) binnen uw bedrijf.


 

U kan voertuigen steeds handmatig toevoegen in Carflow Manager via een begeleid proces waarin u alle nodige gegevens ingeeft en aanduidt waar nodig. Dit proces kan iets langer duren maar is vrij gemakkelijk te volgen.

Sinds begin oktober 2019 is er een nieuwe feature toegevoegd voor gebruikers die de nodige gegevens voor bijvoorbeeld meerdere voertuigen snel willen kunnen toevoegen in Carflow Manager vanuit een Excelbestand. Dit is een meer ingewikkelde procedure: het helpt als u ervaring heeft met Excel en al eens eerder een auto heeft toegevoegd via CFM.

We zullen in dit artikel beide methodes overlopen: het toevoegen van een voertuig binnen CFM, en het toevoegen van voertuigen aan CFM via een Excelbestand.



STANDAARD: VOERTUIGEN TOEVOEGEN BINNEN CARFLOW MANAGER

Klik linksboven op de blauwe knop met het plusteken, en klik dan op 'Voertuig'.

U komt zo bij een scherm waar u de details van het voertuig kan ingeven, de opties kan aanvinken, en een foto of video kan toevoegen. U kan ook de prijsgegevens en publicaties instellen.


DETAILS. Op basis van het (verplichte) chassis/VIN-nummer van het voertuig kan het systeem proberen gekende informatie over de auto op te zoeken en in te vullen. Vul eerst het VIN-nummer voor de auto in en klik dan buiten het vakje, zodat een vergrootglas-icoontje verschijnt naast het VIN-nummer.

Door op het vergrootglas te klikken, zal het systeem het VIN-nummer nagaan in de databank en dan vragen of u het voertuig terugvindt in een lijst met resultaten. Als dit niets oplevert kan het systeem ook op basis van het merk, model en andere gegevens die u ingeeft voertuigen opzoeken. Onderaan ziet u dan 'We vonden ... resultaten'. U kan een voertuig kiezen uit een lijst als u op dezelfde lijn op 'SELECTEER' klikt (zie afbeelding).

Zorg er zeker voor dat alle velden met een asterisk zijn ingevuld, deze zijn verplicht. Wanneer u klaar bent, drukt u rechtsboven op de groene knop 'VOLGENDE'. Als niet alle verplichte informatie ingevuld is, krijgt u bovenaan een melding te zien.


OPTIES. Indien u bij de eerste stap informatie heeft laten aanvullen door het systeem, dan staan de juiste opties normaal gezien al aangevinkt. Zoniet, dan kan u zelf nog steeds de juiste opties aan- en uitvinken. Wanneer u klaar bent, drukt u op 'VOLGENDE'.


FOTO & VIDEO. U ziet 'VOEG EEN LINK TOE VOOR DE VIDEO VAN DIT VOERTUIG (YOUTUBE OF VIMEO)'. Onder het infopuntje staat een tekstvak, waar u de link kan ingeven voor een video die u op Vimeo of Youtube heeft gepubliceerd. Die video wordt dan beschikbaar bij de omschrijving van het voertuig.

Bij 'MEDIA' kan u foto's van het voertuig uploaden vanaf uw computer of een aangesloten apparaat. Als dit lang duurt, kan u ook eens kijken naar FAQ: Ik wil foto's / afbeeldingen opladen voor een auto maar de upload duurt lang. Kan het sneller?.

Wanneer u klaar bent, drukt u op 'VOLGENDE'.


PRIJS. Hier kan u alle specificaties instellen omtrent de prijs voor het voertuig, zowel naar de klant toe (B2C) als naar andere dealers toe (B2B). Afhankelijk van aan wie u het voertuig wil aanbieden (zie 'Verkoopsbestemming' bovenaan), moet u de verplichte prijsvelden invullen. Als u het BTW-percentage bovenaan instelt, kan het systeem automatisch de prijs die u ingeeft omrekenen. Promotieprijzen en financieringsinformatie kunnen ook ingegeven worden.

Als u labels heeft ingesteld via Instellingen > Stock > LABELS voor prijzen of speciale promo's, dan kan u één of meer van die ingestelde labels hier bij 'PRIJS' of 'PROMOTIE' toevoegen. Indien u het voertuig publiceert naar een plugin die deze informatie verwerkt (zoals de stockplugin van Carflow), dan zullen de labels ook online vermeld worden bij de auto-informatie. Eens alle relevante en verplichte velden ingevuld zijn, drukt u op 'VOLGENDE'.


PUBLICATIES. Hier kan u kiezen naar welke platformen u deze auto wil publiceren. De informatie over de auto zal beschikbaar worden gemaakt bij alle platformen waarvan u de icoontjes heeft aangeklikt zodat er 'GEPUBLICEERD' vermeld staat. Waar er 'ACTIVEER' of 'IN AFWACHTING' staat, is de koppeling nog niet helemaal in orde gebracht. 

U kan de auto ook beschikbaar maken voor verhandeling met andere dealers via Carflow Manager onder ‘B2B’ (zie ook het onderdeel Trading).


Let op: publicaties naar andere platformen kunnen maar geactiveerd worden als u eerst een koppeling heeft aangevraagd tussen Carflow en deze platformen. Hiervoor kan u contact opnemen met Carflow support via support@carflowmanager.be. Het is handig als u de support/helpdesk van het andere platform meteen in cc zet zodat zij ook op de hoogte zijn van uw aanvraag. Het gaat gewoonlijk sneller wanneer zij uw aanvraag vanaf het begin mee opvolgen om de koppeling samen met Carflow in orde te maken.


Eens u alle gewenste en mogelijke publicatiemethoden heeft aangeduid waarmee u het voertuig te koop wil aanbieden, klikt u op 'OPSLAAN'.


U wordt dan geleid naar de pagina voor dit nieuwe voertuig in Stock. De auto staat nu in het systeem!



GEAVANCEERD: VOERTUIGEN TOEVOEGEN AAN CFM VIA EXCEL

(+ VOERTUIGEN UPDATEN)

Wanneer een voertuig geregistreerd is in Carflow Manager, staat het in het systeem als een verzameling van allerlei gegevens. Sommige gegevens zijn noodzakelijk om het voertuig toe te kunnen voegen, andere informatie is optioneel. De informatie kan toegevoegd worden binnen het systeem, maar dit is niet de enige manier. Het is ook mogelijk in een Excelbestand allerlei soorten informatie over een voertuig uit te vullen, in verschillende kolommen. In elke rij van het overzicht kan u dan de gegevens invullen van elk individueel voertuig dat u wil toevoegen, om snel een hele lijst op te stellen. Maar hoe krijg je de gegevens binnen in het systeem…?

Het antwoord op die vraag is dat het Excelbestand een bepaalde structuur moet hebben die het systeem kan inlezen, en dat de gegevens in het bestand herkenbaar moeten zijn voor het systeem. Om dit mogelijk te maken hebben onze programmeurs een Excelbestand met een geschikte structuur voor u opgesteld. In dit bestand zit ook een overzicht van gegevens die het systeem kan herkennen. Vanuit Carflow Manager kan u het bestand gaan downloaden, en weer uploaden eens u het heeft ingevuld met alle nodige en gewenste gegevens. Laten we even kijken waar deze functie zich bevindt.


Klik in Carflow Manager op de knop Stock in de linkerkolom.

In het overzicht Stock vindt u onderaan een aantal actieknoppen terug die grijs staan zolang er geen voertuig in de lijst geselecteerd is. Naast deze actieknoppen vindt u een extra knop die u steeds kan gebruiken: ‘Importeren’.

Klik op Importeren en u krijgt een venster te zien met drie knoppen.

De drie knoppen staan eigenlijk in de volgorde waarin u ze kan gebruiken, van links naar rechts.

Met ‘Template Instellen’ kan u eerst aangeven welke optionele gegevens u wil kunnen toevoegen voor de voertuigen in het Excelbestand, naast de gegevens die noodzakelijk zijn om eender welk voertuig aan te maken.

Langs ‘Template Downloaden’ kan u het Excelbestand met de juiste structuur downloaden. Er zullen extra kolommen instaan als u langs de eerste knop heeft aangegeven dat u extra gegevens wil aanvullen.

Via ‘Bestand Uploaden’ kan u het Excelbestand laten verwerken eens u het heeft ingevuld.

We bekijken nu in meer detail hoe dit allemaal in z’n werk gaat.


TEMPLATE INSTELLEN

Via deze knop komt u bij een overzicht van de categorieën van gegevens die in het Excelbestand gezet kunnen worden, en de categorieën die er al in staan. Links onder ‘Optionele kolommen’ is een lijst van categoriëen die toegevoegd kunnen worden, rechts onder ‘Te importeren kolommen’ is de lijst van categorieën die momenteel in het bestand staan.

Standaard staan rechts een aantal categorieën in het grijs. Deze gegevens zijn noodzakelijk om een voertuig aan te maken en moeten dus in het Excelbestand aanwezig zijn. Het systeem zal dan ook een foutmelding geven als één van deze kolommen leeg is bij een voertuigrij, wanneer u probeert het bestand te uploaden.

De categorieën die in het zwart staan zijn optioneel. U kan deze toevoegen aan het bestand door erop te klikken en ze naar de rechterkolom te slepen. U kan ze ook uit het bestand verwijderen door ze terug in de linkerkolom te zetten.

Eens u alle gewenste optionele categorieën naar de rechterkolom heeft gesleept om ze aan het bestand toe te voegen, klik dan onderaan rechts op de groene knop ‘Opslaan’.

Als u klaar bent om het bestand te downloaden, dan klikt u op ‘Template Downloaden’.


TEMPLATE DOWNLOADEN

Druk op ‘Template Downloaden’ om het systeem een Excelbestand voor u te laten klaarmaken. Dadelijk zal een venster verschijnen waarbij u gevraagd wordt waar u het bestand op uw computer wil opslaan.

Merk op: u mag het bestand een andere naam geven voordat u het oplaadt, dit maakt niet uit. Zolang het bestand de juiste structuur heeft en u gegevens heeft ingevoerd die het systeem kan herkennen, kan het systeem de informatie lezen en op basis daarvan elk voertuig aanmaken. Als het systeem de gegevens niet kan herkennen, dan zal het een foutmelding geven met informatie over wat er niet lukt wanneer u het Excelbestand probeert te uploaden.

Merk op dat afbeeldingen en video’s voor een voertuig steeds toegevoegd en aangepast moeten worden binnen Carflow Manager. Afbeeldingen en video staan volledig los van het Excelbestand.

Laten we het bestand even openen (in Excel). Soms kan het zijn dat Excel een gedownload bestand automatisch blokkeert – kijk in dat geval bovenaan in Excel naar de melding omtrent BEVEILIGE WEERGAVE, en klik op de knop aan het einde van de melding om het bestand toch te kunnen bewerken. Als de melding blijft terugkeren, kan u deze ook definitief verwijderen uit het bestand. Ga dan naar waar u het bestand heeft opgeslagen op uw computer, rechterklik op het bestand en kies ‘Eigenschappen’. Er verschijnt een venster waarin onderaan vermeld wordt dat het bestand wordt geblokkeerd, met een knop om de blokkering op te heffen. Klik op die knop, druk dan op ‘OK’. Als u geen melding van BEVEILIGDE WEERGAVE ziet, is normaal gezien alles in orde.

U ziet dat er kolommen zijn met namen, en dat er gegevens zijn ingevuld in één van de rijen. Dit zijn voorbeeldgegevens die u moeten helpen om te begrijpen hoe het werkt wanneer u zelf een voertuig wil toevoegen. Elke rij in het bestand stelt een aparte auto voor, en onder elke kolom van de rij vult u de gegevens in voor dat voertuig.

Wanneer u de gegevens van uw eigen voertuig(en) wil gaan ingeven, verwijder dan deze voorbeeldlijn op rij 2 of pas ze aan zodat er de gegevens van één van uw eigen auto’s komen te staan. Als u deze lijn laat staan zoals ze is, zal het systeem bij het uploaden dit voorbeeldvoertuig ook daadwerkelijk aanmaken in uw account. Wanneer u een lijn uit dit Excelbestand wil verwijderen, doe dit graag door rechts te klikken op het nummer van de rij, zodat deze helemaal geselecteerd wordt, en dan te klikken op ‘Verwijderen’. Dit is de meeste betrouwbare methode om gegevens weg te halen.


In het voorbeeld heeft de eerste kolom de titel ‘Interne Referentie’. Deze kolom is zeer belangrijk. Onder deze kolom vult u telkens een code in die u zelf gebruikt om een voertuig te herkennen in uw stock. De code die u hier invult zal ook verschijnen als ‘Interne Referentie’ op de pagina van het aangemaakte voertuig (zie afbeelding hieronder). Waarom is het belangrijk hier een unieke code in te vullen waarmee u een specifiek voertuig steeds kan herkennen? Omdat dit Excelbestand niet alleen gebruikt kan worden om een nieuw voertuig in Carflow Manager aan te maken – u kan het ook gebruiken om de gegevens te updaten van voertuigen die al in CFM bestaan. Het systeem gaat namelijk telkens na of de Interne Referentie die u invult al bestaat bij een bepaald voertuig. Zo ja, dan zal het bestaand voertuig met die Interne Referentie geüpdatet worden met de gegevens uit het Excelbestand. Als het systeem de Interne Referentie die u heeft ingevuld niet kan terugvinden bij de bestaande voertuigen, dan zal een nieuw voertuig aangemaakt worden met de specificaties op die lijn.

Als u zelf dus een overzicht bijhoudt met interne referentiecodes voor elk voertuig in uw stock, kan u zo gemakkelijk het Excelbestand gebruiken om meerdere nieuwe voertuigen in één keer aan te maken of de gegevens van meerdere bestaande voertuigen te overschrijven, wanneer u steeds consequent dezelfde codes gebruikt onder de kolom Interne Referentie.

De volgende kolommen in het Excelbestand omschrijven allerlei standaardaspecten van het voertuig, plus optionele aspecten die u zelf heeft toegevoegd vanuit ‘Template Instellen’. De categorieën van gegevens komen uiteraard overeen met al de verschillende aspecten die u ook op een voertuigpagina in Carflow Manager kan terugvinden. Vergeet ook niet een datum in te vullen bij ‘Eerste registratie’.

Bij sommige kolommen moet u ‘Ja’ of ‘Nee’ invullen, bij andere kolommen een getal, bij weer andere kolommen worden specifieke woorden of zinnetjes gebruikt. Als u zich afvraagt wat u nu precies wel of niet kan invullen onder deze laatste soort kolommen, dan kan u onderaan in Excel zien dat er verschillende tabs zijn in dit bestand.

Momenteel zitten we op de tab ‘VehiclesImport’ en dit is waar u de gegevens voor de auto’s kan invullen. De andere tabs dienen als overzichten met informatie over de woorden en zinnetjes die het systeem kan herkennen wanneer u ze invult bij de gepaste kolommen. Deze tabs, ‘Merk - Model’ en volgende, zijn dus puur informatief: u kan ze gewoon lezen ter herinnering van de keuzes die u kan invullen in de allereerste tab ‘VehiclesImport’ bij bepaalde kolommen. Let op: de woorden en zinnetjes die u invult moeten exact hetzelfde zijn als de woorden en zinnetjes vermeld in de informatietabs, anders herkent het systeem ze niet. U kan de termen kopiëren uit de informatietabs en plakken in de VehiclesImport-tab als u wil.


Als u voertuigen wil toevoegen: zorg dat u elke rij heeft gevuld met de nodige en gewenste informatie over elk voertuig dat u wil toevoegen. Zorg ook dat elk voertuig een eigen specifieke Interne Referentie heeft, dat nog niet als interne referentie vermeld is bij een bestaand voertuig in CFM.

Als u de informatie van bestaande voertuigen wil bijwerken: zorg dat u alle nodige en gewenste informatie over elk bestaand voertuig heeft ingevuld in z’n eigen rij. Controleer ook dat bij elk voertuig de Interne Referentie is ingevuld die exact overeenkomt met de interne referentie van dat voertuig in het systeem, voordat u het Excelbestand oplaadt.


Als dit alles in orde is, dan kunnen we het Excelbestand gaan uploaden. Zoals vermeld dient hier de knop ‘Bestand Uploaden’ voor, onder ‘Importeren’. Kijk eventueel ook nog eens na dat alle cijfergegevens correct zijn, want het systeem zal ze letterlijk overnemen.


BESTAND UPLOADEN

Onderaan het overzicht van Stock kan u de knop ‘Importeren’ gebruiken, en klikken op ‘Bestand Uploaden’ om het klaargemaakte Excelbestand te uploaden en te laten verwerken door het systeem. Als er een foutmelding verschijnt, betekent dit dat het systeem niets gedaan heeft met de gegevens uit het bestand. U moet de fout oplossen en het bestand opnieuw uploaden zonder fouten voordat het systeem de gegevens uit het bestand zal gaan gebruiken.


Houd in gedachten: het systeem verwacht een Excelbestand met een goede structuur (de naam van het bestand maakt niet uit), gevuld met gegevens die het kan herkennen. Bij sommige kolommen verwacht het cijfers, bij andere verwacht het ‘Ja’ of ‘Nee’, bij nog andere kolommen verwacht het specifieke woorden of zinnetjes zoals vermeld in de informatietabs van het bestand. Tenslotte verwacht het ook dat de noodzakelijke informatiekolommen (de categorieën die bij ‘Template Instellen’ in het grijs staan) allemaal ingevuld zijn. 

Als één van deze zaken niet het geval is, dan zal het systeem een foutmelding weergeven nadat u het bestand heeft geselecteerd om te uploaden. De foutmelding vertelt u wat er mis loopt. Laten we een voorbeeld van een foutmelding overlopen om te begrijpen welke informatie die ons geeft.

Bovenaan ziet u de naam van het bestand dat in dit voorbeeld aan het systeem is aangeboden – “VehiclesImportTEST”. Daarnaast wordt vermeld hoeveel rijen om de één of andere reden niet aanvaard worden. In het voorbeeldbestand wordt dus 1 rij niet aanvaard. Over welke rij gaat?

Onder Rijnummer in Excel zien we dat het gaat over de rij met nummer ‘2’ in het bestand. Welke fouten zitten er in deze rij? Wel, het systeem gaat kolom per kolom af, en laat dan weten bij welke kolommen het iets vindt dat het niet verwacht. In dit geval geeft het drie fouten weer, gescheiden door komma’s. Een fout start doorgaans met een vermelding van de kolom waar een fout is gevonden, en zegt dan welke soort fout er is gevonden. 

Chassisnummer is vereist: Het VIN/chassisnummer is één van de noodzakelijke gegevens om een voertuig aan te maken. Het systeem verwacht dus dat de kolom onder Chassisnummer is ingevuld, maar in het aangeboden bestand is dat bij rij 2 niet het geval. Deze boodschap vertelt ons dus dat het noodzakelijk is om een waarde in te vullen bij rij 2 onder de kolom ‘Chassisnummer’.

CarCategory - ‘Huur’ waarde is ongeldig: Onder de kolom ‘Categorie’ is een bepaalde waarde ingevuld die niet aanvaard wordt. De foutmelding laat ons ook weten over welke waarde het gaat, namelijk ‘Huur’. Met andere woorden, er is ‘Huur’ ingevuld als categorie voor de auto, maar het systeem herkent dit niet en kan het niet verwerken. Een waarde die het wel herkent is ‘Huurwagen’ – dit vind je terug als je onderaan in het Excelbestand naar de tab Categorie gaat.

Heeft een ‘metallic’ kleur – ‘Misschien’ waarde is ongeldig: Van de kolom ‘Heeft een ‘metallic’ kleur’ moet het systeem weten of dit waar is voor het voertuig of niet. De foutmelding laat ons weten dat de waarde ‘Misschien’ die daar is ingevuld niet wordt aanvaard. Waarom? Het systeem verwacht dat er ofwel ‘Ja’ of ‘Nee’ is ingevuld, en kan andere soorten waarden in die kolom niet verwerken.

Merk op dat er ook andere foutjes in het document kunnen zitten die het systeem niet als fouten ziet. U kan bijvoorbeeld een typfout hebben gemaakt bij een getal in de Kilometerstand, maar daar weet het systeem niets vanaf. Het verwacht een getal en als u een getal ingeeft, zal het dat zonder meer verwerken. Als er per vergissing foute gegevens in het systeem komen te staan bij een aangemaakt voertuig, kan u die gegevens nog steeds achteraf aanpassen natuurlijk.


Als alles goed verwerkt wordt zonder fouten, zullen de auto’s met een onbekende Interne Referentie nieuw aangemaakt worden, en zullen de auto’s met een bekende Interne Referentie geüpdatet worden met de gegevens uit het Excelbestand.