Attention : Cet article est basé sur la version Expert de Carflow Manager. Les fonctionnalités disponibles dépendent de votre licence.

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Il est toujours possible d’ajouter des véhicules manuellement dans Carflow Manager via un processus guidé dans lequel vous saisissez et vérifiez toutes les données nécessaires. Ce processus peut prendre un peu de temps, mais il est relativement facile à suivre.

Depuis le début d'octobre 2019, une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée pour les utilisateurs qui veulent soumettre rapidement les données nécessaires pour ajouter ou ajuster plusieurs véhicules dans Carflow Manager depuis un fichier Excel. Il s'agit d'une procédure un peu plus complexe : d’expérience préalable avec Excel et le processus d'ajout d'une voiture par CFM vous seront extrêmement utiles si vous choisissez d'employer cette méthode.

Dans cet article, nous couvrons à la fois l'ajout d'un véhicule de CFM et l'ajout d'un véhicule à CFM via un fichier Excel.


STANDARD : AJOUTER DES VÉHICULES DANS CARFLOW MANAGER

Cliquez en haut à gauche sur le bouton bleu avec le signe plus, puis cliquez sur « Véhicule ».

Vous arriverez à un écran où, selon une série d'étapes affichées en haut, vous pouvez enregistrer les détails du véhicule, cocher ses options, ajouter des photos et une vidéo, définir le prix et configurer les publications.


DETAILS. Sur la base du numéro de châssis/VIN (obligatoire) du véhicule, le système peut tenter de rechercher et d'entrer des informations sur la voiture. Vous pouvez activer cette fonctionnalité en remplissant le numéro VIN, puis en cliquant dans le champ de saisie pour qu'une icône en forme de loupe apparaisse à côté du numéro VIN.

Lorsque vous cliquez sur l'icône, le système vérifie le numéro VIN dans la base de données et vous demande ensuite si vous trouvez le véhicule dans une liste de résultats. Si cette méthode ne donne aucun résultat utile, le système peut également rechercher des véhicules en fonction de la marque, du modèle et d'autres données saisies. En bas, vous verrez la ligne « Résultats de votre requête ... résultats ». Vous pouvez ensuite choisir un véhicule dans une liste en cliquant sur le bouton « SÉLECTIONNER » affiché sur la même ligne (voir image).

Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires, veuillez vous assurer qu'ils sont tous remplis. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur le bouton vert « SUIVANT » en haut à droite. Si toutes les informations obligatoires n'ont pas été renseignées, vous recevez une notification du système en haut.

 

OPTIONS. Si vous avez eu des informations complétées par le système lors de la première étape, les options correctes sont normalement déjà vérifiées. Si la synthèse des options est incomplète ou pas entièrement correcte, vous pouvez toujours cocher et décocher vous-même les options appropriées. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur « SUIVANT ».

 

PHOTO & VIDEO. Vous verrez « AJOUTER UN LIEN POUR LA VIDÉO DE CE VÉHICULE (YOUTUBE OU VIMEO) ». Voici une zone de texte située sous le point d’information, dans laquelle vous pouvez entrer le lien d’une vidéo que vous avez publiée sur Vimeo ou Youtube. Cette vidéo sera alors disponible en tant que complément d'information sur le véhicule. Dans la section « MEDIA », vous pouvez télécharger des photos du véhicule depuis votre ordinateur ou un appareil connecté. Si le téléchargement prend beaucoup de temps, vous pouvez aussi jeter un coup d'oeil à FAQ : J'essaie de télécharger des images, mais cela prend beaucoup de temps. Cela peut-il aller plus rapide ?.

Lorsque vous avez terminé, appuyez sur « SUIVANT ».


PRIX. Ici, vous pouvez définir toutes les spécifications concernant le prix du véhicule, à la fois pour le client (B2C) et pour les autres concessionnaires (B2B). Selon le destinataire de la vente (à spécifier dans le menu « Destination De Vente » en haut de la page), vous devez renseigner les champs de prix requis. Si vous définissez le pourcentage de TVA en haut, le système peut convertir automatiquement le prix que vous entrez. Les prix promotionnels et les informations de financement peuvent également être saisis.

Si vous avez défini des étiquettes pour les prix ou les promotions spéciales dans Paramètres (roue dentée) > Stock > LABELS, vous pouvez ajouter une de ces étiquettes à « PRIX » et « PROMOTION ». Si vous publiez le véhicule sur un plug-in ou un site Web qui traite ces données, les étiquettes seront ajoutées aux informations du véhicule. (Les plug-ins de Carflow traitent les étiquettes par défaut.) Une fois que tous les champs pertinents et obligatoires ont été renseignés, appuyez sur « SUIVANT ».

 

PUBLICATIONS. Ici, vous pouvez choisir sur quelles plates-formes vous voulez publier cette voiture. Les informations sur la voiture seront mises à la disposition de toutes les plates-formes pour lesquelles vous avez cliqué sur les icônes et sous lesquelles « PUBLIÉ » est mentionné. Toutes les plates-formes qui affichent « ACTIVER » ou « EN ATTENTE » n'ont pas encore de lien entièrement établi.

Vous pouvez également rendre la voiture disponible à la négociation avec d'autres concessionnaires sous « B2B » (elle sera publiée dans la section Trading).

 

Veuillez noter que les publications vers d'autres plates-formes ne peuvent être activées que si vous avez d’abord demandé un lien entre Carflow Manager et ces autres plates-formes. À cette fin, vous devez contacter le support Carflow via support@carflowmanager.be, et il est aussi utile de mettre immédiatement le support/centre d’assistance de l’autre plate-forme en cc afin qu’ils soient informés de votre demande. Cela peut accélérer le processus quand ils suivent dès le début votre demande pour arranger le lien avec Carflow.

 

Une fois que vous avez indiqué toutes les méthodes de publication souhaitées et disponibles lorsque le véhicule doit être mis à la vente, cliquez sur « SAUVER ».


Vous serez ensuite dirigé vers la page Stock de ce nouveau véhicule. La voiture a été ajoutée au système !

 

 

AVANCÉ : AJOUTER DES VÉHICULES DANS CFM PAR EXCEL

(+ MISE À JOUR DES VÉHICULES)

Lorsqu'un véhicule est enregistré dans Carflow Manager, il est stocké dans le système comme une collection de toutes sortes de données. Certaines données sont nécessaires pour ajouter le véhicule, d'autres informations sont facultatives. Par extension, il est possible de remplir toutes sortes d'informations sur un véhicule dans des différentes colonnes d'un fichier Excel. Dans chaque ligne de la synthèse en Excel, vous pouvez ensuite renseigner les données de chaque véhicule que vous souhaitez ajouter. Mais comment faire entrer les données dans le système ?

Le fichier Excel doit avoir une structure spécifique que le système peut lire et il doit être capable de reconnaître les données incluses dans le fichier. C'est dans cet esprit que nos programmeurs ont créé un fichier Excel avec une structure appropriée pour vous. Ce fichier contient également une synthèse des données que le système peut reconnaître. Vous pouvez télécharger le fichier à partir de Carflow Manager, et également le télécharger lorsque vous avez rempli toutes les données nécessaires et souhaitées. Voyons où se trouve cette fonction.

 

Dans Carflow Manager, cliquez sur le bouton Stock dans la colonne de gauche.

Dans la vue d'ensemble de Stock, vous trouverez un certain nombre de boutons d'action en bas qui sont grisés si aucun véhicule n'a été sélectionné dans la liste. A côté de ces boutons d'action se trouve un bouton supplémentaire que vous pouvez utiliser indépendamment de toute sélection: « Importer ».

Cliquez sur Importer pour afficher une fenêtre avec trois boutons.

Les trois boutons sont en fait dans l'ordre dans lequel vous pouvez les utiliser, de gauche à droite.

Avec « Configurer Le Modèle », vous pouvez d'abord indiquer les données optionnelles que vous souhaitez pouvoir ajouter pour les véhicules dans le fichier Excel, en plus des données nécessaires à la création de tout véhicule.

Vous pouvez ensuite télécharger le fichier Excel avec la structure correcte via « Télécharger Le Modèle ». Il contiendra les colonnes supplémentaires que vous pouvez avoir ajoutées dans « Configurer Le Modèle ».

Via « Télécharger Le Fichier », vous pouvez enfin faire traiter le fichier Excel par le système une fois que vous l'avez rempli avec toutes les données nécessaires et souhaitées.

Voyons plus en détail comment tout cela fonctionne.

 

CONFIGURER LE MODÈLE

Ce bouton vous permet d'accéder à une vue d'ensemble des catégories de données qui peuvent être placées dans le fichier Excel, et des catégories qui sont déjà présentes. A gauche sous « Colonnes optionelles » se trouve la liste des catégories qui peuvent être ajoutées à fichier, à droite sous « Colonnes à importer » se trouve la liste des catégories qui sont actuellement incluses.

Par défaut, un certain nombre de catégories à droite sont affichées en gris. Ces catégories de données sont nécessaires pour créer un véhicule et doivent donc être présentes dans le fichier Excel. Le système renverra un message d'erreur si l'une de ces colonnes est vide pour une ligne de véhicule, lorsque vous essayez de télécharger le fichier.

Les catégories indiquées en noir sont facultatives. Vous pouvez les ajouter au fichier en cliquant dessus et en les faisant glisser dans la colonne à droite. Vous pouvez également les supprimer du fichier en les replaçant dans la colonne à gauche.

Une fois que vous avez fait glisser toutes les catégories optionnelles que vous souhaitez ajouter au fichier dans la colonne de droite, cliquez sur le bouton vert « Sauver » en bas.

Lorsque vous êtes prêt à télécharger le fichier, cliquez sur « Télecharger Le Modèle ».

 

TÉLÉCHARGER LE MODÉLE

Cliquez sur « Télecharger Le Modèle » pour que le système prépare un fichier Excel pour vous. Une fenêtre apparaîtra vous demandant où vous voulez enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

Attention : vous pouvez renommer le fichier avant de le télécharger, cela n'a aucune conséquence. Tant que le fichier a la structure correcte et que vous l'avez rempli avec des données que le système peut reconnaître, le système sera capable de lire les informations et de créer n'importe quel véhicule basé sur celles-ci. Si le système ne peut pas reconnaître les données, il affichera un message d'erreur contenant des informations sur ce qui s'est mal passé lorsque vous essayez de télécharger le fichier.

Notez que les images et vidéos d'un véhicule doivent toujours être ajoutées et modifiées dans Carflow Manager. Les images et les vidéos sont complètement séparées du fichier Excel.

Ouvrons le fichier. Il arrive qu'Excel bloque automatiquement un fichier téléchargé - dans ce cas, regardez le message de sécurité en haut, et cliquez sur le bouton à la fin du message. Ceci devrait vous permettre d'éditer le fichier. Si le message de sécurité continue à apparaître, vous pouvez également le supprimer définitivement du fichier. Pour ce faire, allez à l'endroit où vous avez enregistré le fichier sur votre ordinateur, faites un clic droit dessus et choisissez « Propriétés » au bas du menu. Une fenêtre apparaîtra alors dans laquelle il est indiqué en bas que le fichier est bloqué, avec un bouton pour le débloquer. Cliquez sur ce bouton, puis confirmez. Si vous ne voyez pas de message de sécurité, tout devrait être prêt.

Vous verrez qu'il y a des colonnes intitulées et qu'une ligne a été remplie avec des entrées de données. Ce sont des exemples de données pour vous aider à comprendre comment cela fonctionne lorsque vous voulez ajouter un véhicule vous-même. Chaque ligne du fichier représente une voiture distincte. Vous saisissez les données pour chaque véhicule sous chaque colonne d'une ligne.

Si vous êtes prêt à commencer à saisir les données de vos propres véhicules, supprimez ou corrigez cette ligne de l'exemple afin que les données d'un de vos propres véhicules apparaissent à la place. Si vous laissez cette ligne telle quelle, le système créera réellement ce véhicule exemple dans votre compte lorsque vous téléchargerez le fichier Excel. En supprimant des lignes de cet aperçu, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le numéro de la ligne pour que celle-ci soit entièrement sélectionnée, puis sélectionnez « Supprimer ». De cette façon, les données de la ligne sont définitivement parties.

 

La première colonne s'appelle « Référence Interne ». Elle est très importante. En dessous de cette colonne, vous devez entrer un code que vous utilisez vous-même pour identifier un véhicule dans votre stock. Le code que vous entrez ici apparaîtra également comme « Référence Interne » sur la page du véhicule créé (voir image ci-dessous). Pourquoi est-il si important d'entrer ici un code unique qui vous permet de reconnaître chaque véhicule spécifique à tout moment ? Parce que le fichier Excel ne peut pas seulement être utilisé pour créer un nouveau véhicule dans Carflow Manager - vous pouvez également l'utiliser pour mettre à jour les données des véhicules qui existent déjà dans le système avec une référence interne établie. Alors, lorsque vous chargez le fichier Excel, le système vérifie automatiquement si chaque code que vous avez saisi sous Référence Interne existe déjà dans le système comme référence interne pour un véhicule particulier. Si ce code peut être trouvé, le système utilisera les données du fichier pour modifier les informations relatives à la voiture avec la référence interne correspondante. Si le code que vous avez saisi sous Référence Interne n'existe pas encore en tant que référence interne pour une voiture dans le système, un nouveau véhicule sera créé avec les spécifications saisies à la ligne de véhicule.

Ainsi, si vous tenez une vue d'ensemble avec les codes de référence internes pour chaque véhicule de votre stock, vous pouvez facilement utiliser le fichier Excel pour créer plusieurs nouveaux véhicules à la fois ou pour écraser les données de plusieurs véhicules existants, si vous utilisez systématiquement les mêmes codes de votre vue d'ensemble personnelle dans le fichier Excel.

Les colonnes suivantes du fichier Excel décrivent toutes sortes d'aspects standard concernant le véhicule, ainsi que tous les aspects optionnels que vous avez ajoutés vous-même dans « Configurer Le Modèle ». Ces aspects correspondent bien sûr à tous les différents aspects que vous trouvez sur la page d'un véhicule existant dans Carflow Manager. N'oubliez pas d'indiquer une date pour « 1ier enregistrement ».

Sous certaines colonnes, vous devez remplir « Oui » ou « Non », d'autres colonnes doivent être remplies avec un nombre, pour d'autres colonnes des mots ou phrases spécifiques sont utilisés. Si vous vous demandez ce que vous pouvez ou ne pouvez pas remplir exactement sous ce dernier type de colonne, vous pouvez voir en bas que le fichier contient plusieurs onglets.

Nous sommes actuellement dans l'onglet « VehiclesImport ». C'est ici que vous pouvez remplir les données pour les voitures. Tous les autres onglets servent d'aperçus avec des informations sur les mots et les phrases que le système peut reconnaître lorsque vous les saisissez dans les colonnes qui doivent être remplies de mots ou de phrases. Ces onglets, « Marque - Modèle » et au-delà, sont donc simplement informatifs : vous pouvez les lire pour vous rappeler ce que vous pouvez saisir dans le tout premier onglet pour certaines colonnes. Veuillez noter que les mots et expressions que vous saisissez doivent être exactement les mêmes que ceux qui figurent dans les onglets d'information, sinon le système ne les reconnaîtra pas. Vous pouvez copier les termes des onglets d'information et les coller dans l'onglet VehiclesImport si vous le souhaitez.

 

Si vous voulez ajouter des véhicules : assurez-vous d'avoir rempli chaque rangée avec les informations nécessaires et souhaitées sur chaque véhicule que vous voulez ajouter. Assurez-vous également que chaque véhicule a sa propre Référence Interne spécifique, qui n'est pas encore répertorié comme référence interne d’un véhicule existant dans CFM.

Si vous souhaitez mettre à jour les données des véhicules existants : assurez-vous d'avoir saisi toutes les informations nécessaires et souhaitées sur chaque véhicule existant dans une rangée. Assurez-vous également que chaque véhicule possède une Référence Interne qui correspond exactement à la référence interne de ce véhicule dans le système, avant de télécharger le fichier Excel.

 

Quand tout est en ordre, nous pouvons alors télécharger le fichier Excel. Si nécessaire, vérifiez également que tous les chiffres saisis dans le fichier sont corrects, car le système les copiera exactement lors de la création ou du traitement des véhicules.

 

TÉLÉCHARGER LE FICHIER

Au bas de l'aperçu des stocks, vous pouvez utiliser le bouton « Importer », et cliquer sur « Télécharger Le Fichier » pour télécharger le fichier Excel préparé et le faire traiter par le système. Si un message d'erreur apparaît, cela signifie que le système n'a encore rien fait avec les données du fichier. Vous devez corriger l'erreur et retélécharger le fichier sans erreur avant que le système ne commence à utiliser les données du fichier.

 

Gardez à l'esprit : le système attend un fichier Excel avec une structure appropriée (le nom du fichier n'a pas d'importance), rempli de données qu'il peut reconnaître. Pour certaines colonnes, il s'attend à des chiffres, pour d'autres, il s'attend à des Oui ou à des Non, pour d'autres encore, il s'attend à des mots ou phrases spécifiques comme indiqué dans les onglets d'information du fichier. Enfin, il s'attend également à ce que les colonnes d'information requises (les catégories grisées sous « Configurer Le Modèle ») soient toutes remplies. 

Si l'un de ces aspects n'est pas conforme aux attentes, le système affiche un message d'erreur lorsque vous sélectionnez le fichier à télécharger. Le message d'erreur vous indique ce qui ne va pas. Voyons un exemple de message d'erreur pour comprendre quelle information il nous donne.

En haut, vous pouvez voir le nom du fichier qui a été présenté au système dans cet exemple - « VehiclesImportTEST ». A côté du nom, le nombre de lignes qui ne sont pas acceptées pour une raison quelconque est indiqué. Dans le cas du fichier exemple, 1 ligne n'est pas acceptée. C'est quelle ligne ?

Sous « Numéro de ligne dans Excel » nous voyons qu'il s'agit du numéro de ligne « 2 » dans le fichier. Quelles sont les erreurs dans cette ligne ? Eh bien, le système vérifie les données colonne par colonne, puis vous indique dans quelles colonnes il rencontre quelque chose qu'il n'attend pas. Ici, il montre trois erreurs, séparées par des virgules. Une erreur commence habituellement par une indication de la colonne où l'erreur a été trouvée, puis indique quel type d'erreur a été trouvé. 

Numéro châssis est requis(e) : Le numéro VIN / numéro de châssis est l'une des données nécessaires pour créer un véhicule. Le système s'attend donc à ce que la colonne sous Numéro châssis ait été remplie, mais ce n’est pas le cas dans le fichier fourni. Ce message nous indique donc qu'il est nécessaire d'entrer une valeur à la ligne 2 sous la colonne « Numéro châssis ».

CarCategory - 'Loué' valeur invalide : Dans la colonne « Catégorie », une certaine valeur est entrée qui n'est pas acceptée. Le message d'erreur nous indique également de quelle valeur il s'agit, à savoir « Loué ». En d'autres termes, « Loué » a été saisi comme catégorie pour la voiture, mais le système ne le reconnaît pas et ne peut pas le traiter. Les valeurs qu'il reconnaît bien peuvent être vérifié lorsque vous allez dans l'onglet Catégorie en bas du fichier Excel.

Couleur métallique - 'Peut-être' valeur invalide : Pour la colonne « Couleur métallique », le système doit savoir si c'est vrai ou non que le véhicule a une couleur métallique. Le message d'erreur nous informe que la valeur « Peut-être » saisie là n'est pas acceptée. Pourquoi ? Le système s'attend à ce que « Oui » ou « Non » soit saisi et ne peut pas traiter d'autres types de valeurs dans cette colonne.

Notez qu'il peut également y avoir d'autres erreurs dans le document que le système ne connaît pas. Par exemple, vous avez peut-être fait une faute de frappe pour un numéro en 

Kilométrage, mais le système ne sait rien à ce sujet. Il s'attend à un nombre et si vous lui donnez un nombre, il le traitera. S'il existe des données erronées reportées dans le système pour un véhicule créé, vous pouvez toujours corriger les données du véhicule par la suite, bien sûr.

 

Si tout est bien traité sans aucune erreur, les voitures avec une Référence Interne inconnu seront nouvellement créées, et les voitures avec un code de référence connu seront mises à jour avec les données du fichier Excel.